Тиімді волонтерлік коммуникацияны қолдау әрбір коммерциялық емес ұйымның табысы үшін маңызды. Волонтерлердің жігерлі болуы және өз жұмыстарына қатысуы үшін оларға ұйымның қажеттіліктерін білуге мүмкіндік беру, олардың күш-жігеріне ризашылық білдіру және олардың қосқан үлестерінің қаншалықты маңызды екенін түсінуіне көз жеткізу маңызды. Тиімді қарым-қатынас еріктілермен тұрақты қарым-қатынас орнатудың маңызды элементі болып табылады.
Веб-сайтыңызға еріктілер бөлімін қосыңыз
Веб-сайтыңызға волонтерлерге арналған бөлім қосу – қазіргі еріктілеріңізбен байланысудың және жаңаларын тартудың тамаша тәсілі. Тобыңыздың веб-сайтында волонтерлермен байланыс орталығын орнату және оған қызмет көрсету арқылы сіз волонтерлерге ұйымда болып жатқан оқиғалардан хабардар болуды жеңілдетесіз. Еріктілердің әрекетін көрсететін суреттерді немесе бейнелерді көрсетуді ұмытпаңыз (олардың рұқсатымен). Сіз сондай-ақ волонтерлік мүмкіндіктер, алдағы комитет отырыстары және волонтерлерді қызықтыратын басқа ақпарат сияқты нәрселерді жариялай аласыз. Веб-сайтыңыздың қаншалықты күрделі екендігіне қарай, сіз еріктілерге құжаттарды жүктеп салу, олардың қызмет көрсету уақытын қадағалау немесе оқу материалдарын көру мүмкіндігін бере аласыз.
Сауалнама арқылы еріктілермен танысыңыз
Сауалнама – волонтерлермен танысуға және олардың ұйымыңызға қалай қатысқысы келетінін білуге арналған пайдалы байланыс құралы. Сауалнаманы веб-сайтыңыздың волонтерлер бөлімі арқылы қолжетімді етуді қарастырыңыз немесе оны жаңа еріктілерге жіберілетін электрондық пошта үлгісіне қосыңыз. Онда волонтерлік қызметтің қандай түрлеріне қатысқысы келетінін және қандай дағдылары бар екенін түсінуге мүмкіндік беретін бірнеше сұрақтар болуы керек. Біреудің нәтижелерді қарап шығуын сұраңыз, содан кейін олардың мүдделеріне сәйкес келетін комитеттер немесе жобалар туралы ақпаратпен жеке хабарласыңыз. Бұл ақпаратты болашақта жаңа жобалар қолжетімді болған кезде адамдарды хабардар ету үшін пайдалануға болатын еріктілер базасына енгізіңіз.
Әлеуметтік желі арқылы волонтерлермен байланысыңыз
Ұйымыңыздың әлеуметтік медиа қатысуын еріктілермен және басқа мүдделі тараптармен өзара әрекеттесу құралы ретінде пайдаланыңыз. Еріктілерді ұйымның әлеуметтік желідегі парақшаларына жазылуға және оларға Twitter немесе Instagram-да қайта жазылу сияқты жақсылықтарын қайтаруға шақырыңыз. Топтың еріктілерінің қосқан үлесін көрсететін фотосуреттер мен жазбаларды, топ туралы ақпарат құралдарына сілтемелермен бірге орналастырыңыз. Ұйымның жазбаларына түсініктеме беру және/немесе бөлісу арқылы волонтерлерді өзара әрекеттесуге шақырыңыз. Әлеуметтік хабарландыруларды үйлестіру немесе көмектесу үшін әлеуметтік медиа комитетін құру арқылы ұйымның жалпы коммуникациялық күш-жігеріне еріктілердің қатысуына ықпал етіңіз.
Еріктілер ақпараттық бюллетенін жариялау
Көптеген коммерциялық емес ұйымдар ай сайын немесе тоқсан сайын волонтерлерге, сондай-ақ донорларға, қаржыландыру агенттіктеріне, тұтынушыларға сілтеме жасау көздеріне және басқа топтарға ақпараттық бюллетень жібереді. Ақпараттық бюллетеньді тарату – мүдделі тұлғаларға қайырымдылық тобының соңғы жетістіктері, ағымдағы жобалары және болашақ мақсаттары туралы хабардар етудің тамаша тәсілі. Ол сондай-ақ көрнекті еріктілердің үлестерін тану үшін тамаша көлік құралын ұсынады. Сіздің еріктілеріңіз бен басқа мүдделі тараптарыңыздың кім екеніне байланысты сізге ақпараттық бюллетеньді басып шығару және пошта арқылы жіберу қажет болуы мүмкін немесе сізге электрондық ақпараттық бюллетень жақсырақ қызмет көрсетуі мүмкін. Мүдделі тараптарды өздері қалаған жеткізу опциясына жазылуға шақыруды қарастырыңыз.
Жеке жеке байланыста болыңыз
Еріктілермен қарым-қатынас орнатуға келетін болсақ, сіздің ұйымыңызға өз уақытын және талантын аямайтын адамдармен жеке байланыс орнатуды алмастыра алмайды. Қайырымдылық тобына өз миссиясын орындауға мүмкіндік беретін төрағалық лауазымдарды атқаратын немесе басқа да маңызды рөлдерді атқаратын еріктілермен бетпе-бет кездесулерді мерзімді түрде жоспарлаған жөн. Тіркелу үшін еріктілерді мерзімді түрде шақыру олардан ресми, жеке талқылауға немесе бейнеконференцияға уақыт бөлуді сұрамай-ақ жеке байланыстарды сақтаудың тиімді әдісі болуы мүмкін. Атқарушы директор сонымен қатар волонтерлерді тоқтауға немесе жеке байланысқа шақыруға шақыратын сөйлесу уақыттарын орнатуы мүмкін.
Комитет отырыстары арқылы қосылу
Еріктілер комитетінің отырыстары жобалардың барлық түрлерінің табысты болуы үшін маңызды болуы мүмкін. Жаңа жоба басталған кезде волонтерлік қызметке қызығушылық танытқандармен кездесу өткізген жөн, сонда олар рөлдердің қандай түрлері бар және әрқайсысы үшін қандай уақыт міндеттемесі қажет болатыны туралы көбірек білуге мүмкіндік алады. Комитет құрылғаннан кейін, арнайы жоба үшін немесе тұрақты жұмыс тобы үшін, жүйелі кездесулер процесті басқару және волонтерлердің тиімді байланысын қамтамасыз ету үшін маңызды болып қала береді. Еріктілер алдын ала жоспар құра алуы үшін әр айдың үшінші сейсенбісі сияқты кездесулер кестесін белгілеген дұрыс.
Еріктілерден пікір бөлісуді сұраңыз
Қарым-қатынас екі бағытта жүруі керек. Еріктілерді ұйыммен және оның жетекшілерімен өз ойларымен және идеяларымен бөлісуге ынталандыру, ақпараттың еріктілерге жеткізілуін қамтамасыз ету сияқты маңызды. Волонтерлерге кері байланыс беру немесе ұсыныстармен бөлісуді жеңілдетудің көптеген жолдары бар. Егер еріктілер кеңсеге тұрақты түрде келсе, ұсыныс жәшігін орнатыңыз. Немесе волонтерлар қалаған уақытта пайдалана алатын feedback@ электрондық пошта мекенжайын орнатыңыз. Сондай-ақ жиналыстың күн тәртібіне қатысты пікірлер мен ұсыныстарды бөлісу үшін адамдарға уақыт бөлуді әдетке айналдыру жақсы идея. Сіз тіпті кері байланысты зерттеу және талқылау үшін фокус-топтарды мерзімді түрде ұйымдастырғыңыз келуі мүмкін. Ең бастысы, волонтерлерге кері байланыс жасау оңай.
Еріктілерге арналған әлеуметтік жиындарды өткізу
Еріктілердің бір-бірімен уақыт пен ақшаны қайырымдылыққа сұрауды қамтымайтын әлеуметтік жиналыстар арқылы байланысу мүмкіндігін қамтамасыз етіңіз. Кеңседе немесе басқарма мүшесінің немесе комитет төрағасының үйінде мезгіл-мезгіл тек еріктілерге арналған араластырғышты орналастыруды қарастырыңыз. Белгіленген мерзімде ерікті болғандардың барлығын шақырыңыз. Ұйымыңыздың бюджетіне қарай, сіз ішімдік бере аласыз немесе кәстрөлді жоспарлаған дұрыс. Ең бастысы - ұйымыңызға қызығушылық танытатын адамдарға бір-бірімен танысуға және байланыс орнатуға мүмкіндік беру. Өйткені, сіздің еріктілеріңіздің достары да қатысатын болса, ұйыммен қарым-қатынаста болу ықтималдығы жоғары болады.
Еріктілердің күш-жігерін мойындаңыз
Еріктілер ұйымыңызға өз миссиясын орындауға немесе басқа жолмен маңызды себептерге көмектесуге мүмкіндік беруде жоспарлаған маңызды рөл үшін танылғанына көз жеткізіңіз. Атқарушы директорға немесе басқа қызметкерлерге тым көп көңіл бөлудің орнына, ұйым туралы қоғамдық ескертулер еріктілерді танитынына көз жеткізіңіз. Мысалы, ұйымның жарнамасын іздегенде, БАҚ өкілдерін немесе блогерлерді қызметкерлерден басқа комитет төрағаларымен немесе басқарма мүшелерімен сұхбаттасуға бағыттаңыз. Ұйымның әрекеттерінің фотосуреттерін жариялаған кезде, еріктілерді көрсететін суреттерді таңдаңыз. Арнайы іс-шараларға қаражат жинауды насихаттағанда, хабарландыруда комитет мүшелерінің аты-жөнін көрсетуді қарастырыңыз.
Еріктілерге ресми түрде алғыс білдіріңіз
Таныу маңызды, бірақ бағалау да маңызды. Еріктілерге бетпе-бет және ресми алғыс хаттар арқылы алғыс айтуды ұмытпаңыз. Жылына кемінде бір рет еріктілерді алғыс айту іс-шарасын өткізуді қарастырыңыз, мысалы, еріктілерге арналған түскі ас немесе еріктілерді алғыс айту сөзі мен қызметтік марапаттарды қамтитын басқа жиналыс. Топқа ерекше үлес қосқан немесе ұзақ уақыт бойы қолдау көрсеткен еріктілерді естелік тақталармен немесе басқа марапаттармен қамтамасыз етіңіз. Маңызды кезеңдер үшін қызмет еткен жылдардағы марапаттарды, сондай-ақ барлық еріктілерге қағаз түріндегі алғыс сертификаттарын қарастырыңыз.
Еріктілердің әртүрлі байланыс құралдарын пайдаланыңыз
Еріктілер қызметіне сүйенетін кез келген ұйым өз уақыты мен талантын бөлісетін адамдарды тарту және ұстап қалу және көмектесу үшін жаңа адамдарды тарту шараларын қабылдауы керек. Еріктілермен тиімді қарым-қатынас жасауды ешнәрсе алмастыра алмайды. Әртүрлі коммуникациялық құралдарды пайдалану ұйымыңызға адал еріктілердің күшті командасын құруға және тартуға көмектеседі. Тиімді волонтерлік қарым-қатынас арқылы сіз қайырымдылық ұйымыңызбен алдағы уақытта да қарым-қатынаста болуы мүмкін адамдармен берік қарым-қатынас орната аласыз.
