Төлем хатына өтініш жазу керек пе? Клиенттермен байланысу және олардан шоттарды төлеуді сұрау жағымсыз болса да, бұл бизнесті иеленетін және басқаратын адамдар мезгіл-мезгіл істеу керек нәрсе. Мұнда берілген әріп үлгісін пайдалану үшін төмендегі суретті басыңыз. Құжат PDF файлы ретінде ашылады, оны өңдеуге, сақтауға және қажетінше басып шығаруға болады. Бұл құжатты пайдалану бойынша көмек қажет болса, Adobe басып шығаруға арналған нұсқаулықты пайдаланыңыз.
Баланс сомасын төлеуді талап ету хат
Егер сізге өтелмеген теңгерім төлемін сұрау хатын жазу қажет болса, осы үлгіні пайдаланыңыз.
Клиентке алдын ала төлемді сұрау хаты
Клиент сізбен алдын ала төлем талап етілетін өнімдерді немесе қызметтерді ұсыну үшін келісімшарт жасасқан жағдайда осы үлгіні пайдаланыңыз.
Төлемді босатуды сұрау хаты
Осы хат үлгісін транзакция аяқталғанша эскроудағы төлемді босатуды сұрау үшін бастапқы нүкте ретінде пайдаланыңыз.
Төлемді сұрау хатын жазу бойынша кеңестер
Үлгідегі ақпаратты өз жағдайыңызға сәйкес реттеу керек болғанымен, сәйкес үнді пайдалану және құжаттың кәсіби түрде пішімделгеніне көз жеткізу маңызды.
Тиісті үнді пайдаланыңыз
Клиентке немесе тұтынушыға төлемді сұрайтын хат жіберген кезде оң, кәсіби үнді сақтай отырып, өз ойыңызды мүмкіндігінше анық жеткізу маңызды. Клиент шабуылға ұшырағанын сезетін бірінші немесе екінші сұрауды жібермеңіз. Егер үн тым қатал болса, клиент сіздің бизнесіңізбен қарым-қатынасты жалғастыруға тырысудың қажеті жоқ деп санауы мүмкін. Бұл жағдайда клиент қарым-қатынасты сақтауды ойламағандықтан, шоттан бас тарту қаупі бар.
Кәсіби пішімдеуді пайдаланыңыз
Төлем сұрау хатын пошта немесе факс арқылы жіберіп жатсаңыз, компанияның бланкісін және стандартты іскери хат пішімін пайдаланыңыз. Компанияңыздың хат алмасу процедураларына байланысты хатты электрондық пошта арқылы жіберу де қолайлы болуы мүмкін. Олай болса, хатты қосымша файл ретінде емес, электрондық пошта хабарының негізгі бөлігіне қосқан дұрыс. Электрондық пошта хабары үшін бланк үлгісін жасау қажет емес, бірақ сіз ресми компанияның электрондық пошта қолтаңбасымен байланысты жабуыңыз керек.
Кейін
Егер мерзімі өткен шотқа төлем сұрауы хатын жіберсеңіз және алушыдан 30 күн ішінде жауап алмасаңыз, қосымша телефон соғу мүмкіндігін қарастырыңыз. Хаттағы сияқты, оң тонды сақтау орынды. Шотты төлеуге жауапты тұлғамен тікелей сөйлесуге және хатты алғанын растауға тырысыңыз. Жауапты тараппен сөйлесуге мүмкіндігіңіз болса, несие картасы бойынша төлемді телефон немесе онлайн арқылы өңдеуді ұсыныңыз. Олай болмаса, төлемді қашан алуға болатынын сұраңыз. Күнді жазып алыңыз және кешіктірілген төлем туралы хатты орындаңыз.
Жинауға арналған қосымша әрекеттер
Егер төлем келісілгендей алынбаса, есептік жазбаны компанияңыздың мерзімі өткен шоттарды басқару процедурасының келесі қадамына көтеру керек. Егер шот ұзақ уақыт бойы төленбесе, болашақ коллекциялық хаттардың үні қатаңырақ болуы керек, ақырында қажет болған жағдайда коллекторлық агенттікке тапсырылады. Әрине, түпкілікті өндіріп алу шараларын қабылдау қажет болатын жағдайлар болса да, кешіктірілген төлемді бейбіт жолмен шешудің барлық мүмкін әдістерін пайдаланбайынша мұны істеу ұсынылмайды. Есептік жазбаны коллекцияларға жіберуге немесе заңды шара қолдануға дайын болмайынша, шоттары мерзімі өтіп кеткен адамдармен немесе компаниялармен төлем сұрауы бойынша хат алмасуда мұндай әрекеттерді айтпаңыз.
