Барлық іскерлік конференциялар әдетте қатысушыларды қызықтыратын тақырыптарды талқылайтын әртүрлі спикерлерді қамтитынымен, ең жақсы іс-шаралар әр түрлі қызмет түрлерін қамтиды. Мақсатты аудиторияның барлық сегменттеріне ұнайтын опцияларды қосу арқылы жоспарлап отырған келесі іс-шараның сәтті болатынына көз жеткізіңіз.
Негізгі спикерлер
Негізгі баяндамашылар конференцияға қатысушылар үшін үлкен ұтыс болуы мүмкін. Бұл әдетте жалпы сессиялық презентациялар, яғни бір уақытта сессия өткізетін басқа спикерлер жоқ. Тақырыптар әдетте кәсіби дамудың стандартты тарифтерінен тыс, шабыт немесе бірегей түсініктер ұсынады. Негізгі баяндамашыларды кез келген уақытта жоспарлауға болады, бірақ олар конференцияның бірінші және соңғы сессияларына жиі жазылады.
Оқиғаның көлемі мен бюджетіне байланысты кейбір топтар атақты адамдарды немесе басқа беделді тұлғаларды негізгі спикерлер ретінде тапсырыс береді. Мысалы, Дэн Рэйтер 2016 жылы Флорида HR бөлімінің негізгі баяндамашысы болды, ал Малала Юсуфзай Адам ресурстарын басқару қоғамында (SHRM) 2018 конференциясы мен көрмесінде сөз сөйлейді. Кішігірім ұйымдар осы сессиялар үшін жергілікті атақты адамдарға немесе мотивациялық спикерлерге тапсырыс береді. Негізгі баяндамашыларды Ұлттық спикерлер қауымдастығы немесе Big Speak сияқты ұйымдар арқылы таба аласыз.
Үзіліс сеанстары
Үзіліс сессиялары – бұл күні бойы іскерлік конференция іс-шараларында өткізілетін білім беру бағдарламалары. Қатысушыларға әр түрлі тақырыптардың арасынан таңдау мүмкіндігін беру үшін бір сеанс бір уақытта жоспарланған. Өз салаңыздағы табысты мамандарды, салалық кеңесшілер мен жаттықтырушыларды, мемлекеттік агенттіктердің өкілдерін және басқа да сарапшыларды негізгі баяндамаларға тапсырыс беруді қарастырыңыз. Ұсыныстар жіберуге үлес қосуға мүдделі адамдарды ынталандыру үшін ұйымыңыздың веб-сайтында спикерлерге қоңырау шалуды қарастырыңыз.
Бөлінетін баяндамашыларды жоспарлағанда, тақырыптардың кең ауқымын ұсыну және адамдар өздерінің қызығушылықтарына сәйкес келетін бағдарламаларға қатыса алуы үшін тақырыптарды тарату маңызды. Мысалы, сізде бухгалтерлік есепке қатысты екі спикер болса, бухгалтерлік есепке ең қызығушылық танытатын адамдар екеуіне де қатысу мүмкіндігіне ие болу үшін оларды әртүрлі уақытта жоспарлаңыз. Бір уақытта маркетинг немесе тұтынушыларға қызмет көрсету сияқты әртүрлі тақырыптарды ұсыныңыз, осылайша бухгалтерлік есепке қызығушылық танытпайтын қатысушылардың да таңдау мүмкіндігі көп болады.
Миға шабуыл сеансы
Конференцияларға қатысудың ең үлкен артықшылықтарының бірі – пікірлес мамандармен кездесіп, араласу мүмкіндігі. Күн тәртібінде белгілі бір тақырыптарға арналған миға шабуыл сессияларына уақыт бөлуді қарастырыңыз. Мысалы, қатысушыларға қатысты өзекті тақырыптар бойынша дөңгелек үстелді талқылау үшін бірнеше секциялық сессияларды бөгеуге болады. Сонымен қатар, сіз күннің әртүрлі уақыттарында арнайы қызығушылықты талқылау үшін орынның фойесінде отыру орындарын белгілей аласыз. Белгіленген тақырыптар туралы басқалардың не ойлайтыны туралы көбірек білгісі келетін қатысушылар осындай нәрсеге қатысу мүмкіндігін бағалайды.
Бөлшек сауда
Конференцияларда көбінесе портативті бөлшек сауда дүкендері болады, онда қатысушылар демеуші қауымдастық ұсынатын футболкалар, қаламдар, портфолио және т.б. сияқты брендтік заттарды сатып ала алады. Бұл бөлшек сауда нүктелері әдетте іс-шарада сөйлейтін авторлар жазған кітаптарды алып жүреді. Егер сіздің тобыңыз тауарлық-материалдық қордың үлкен көлемін инвестициялай алмаса, олардың үйіне немесе кеңсесіне жөнелту үшін қатысушылар іс-шараға тапсырыс бере алатын бірнеше дисплей элементтерін қамтамасыз етіңіз. Олар үйге апару үшін заттарды алып жүру немесе орау қажет емес екенін бағалайтын шығар, осылайша сіз одан да көп сататыныңызды байқайсыз.
Кітапқа қол қою
Авторлар туралы айтатын болсақ, іс-шара барысында кітаптар шығарған спикерлер үшін кітапқа қол қоюды жоспарлау жақсы идея. Жеке адамның сөзінен кейін бірден белгілі бір автордың кітабына қол қоюды өткізген дұрыс, өйткені жеке тұлғаның тұсаукесеріне қуанған қатысушылар қол қою үшін кітапты сатып алу үшін қол қоюға тікелей баруы мүмкін. Бұл сіздің тобыңызға кітап сатылымын арттыруға көмектеседі, сонымен қатар сіздің іс-шараңызда сөз сөйлеу мүмкіндігін әсіресе авторларды қызықтырады.
Сауда-саттық
Көптеген іскерлік конференциялар сауда-саттық көрмесін қамтиды, ол сатушылар мен демеушілер ақыға айырбас ретінде өз өнімдері мен қызметтерін көрсету үшін стендтер құра алатын аумақты бөлуді қамтиды. Көрмеге қатысуға байланысты алымдар нәтижесінде түсетін ақша жалпы іс-шараны өткізуге кететін шығындарды жабуға көмектеседі, сонымен қатар жоспарлаушы ұйымға өз қызметін қолдау үшін кіріс алуға көмектеседі.
Кейбір конференциялар үшін көрме үнемі ашық болады, ал басқаларында көрме стенді бөлімі қатысушылар үшін сессиялар өтпейтін уақытта ғана қолжетімді. Әрбір қатысушыға өз өнімдері мен қызметтерін насихаттайтын дисплейлерді орнататын арнайы стенд кеңістігі тағайындалады. Олар стендтерге жұмыс істеуге және қатысушылармен өзара әрекеттесуге топ мүшелерін тағайындайды. Көбісі өнім әдебиетін таратады және сыйлықтың қандай да бір түрін ұсынады (әдетте жарнамалық бизнес сыйлықтары немесе жеңіл тағамдар), сондай-ақ болашақта маркетингтік мақсаттарда пайдалану үшін қатысушылардан байланыс ақпаратын жинайды.
Үнсіз аукцион
Егер сіздің конференцияңыз демеуші топ немесе басқа қауымдастық үшін негізгі қаражат жинаушы болса, үнсіз аукцион өткізуді қарастырыңыз. Бұл конференция барысында қатысушылар белгілі бір уақыт аралығында өтінім бере алатын сыйға тартылған заттарды жинауды қамтиды. Сауда-саттық жабылғаннан кейін әрбір элемент бойынша ең жоғары баға беруші «жеңеді» - бұл олардың тауарды сатып алатынын білдіреді. Қатысушылар сауда жасап, бәсекелеседі, әсіресе жақсы мәмілелерге қол жеткізсе және ұйым іс-шарадан қосымша табыс ағынына ие болса.
Тағам: Тамақтар мен тағамдар
Тағам - кез келген конференция іс-шарасының маңызды бөлігі! Сіз конгресс орталығынан, қонақүйден немесе іс-шара өтетін басқа орыннан тамақ пен жеңіл тағамдарды сатып алуыңыз қажет болуы мүмкін. Егер іс-шара күні ерте басталса, таңертең жеңіл таңғы ас, табақша немесе швед үстелі түскі ас және түстен кейінгі тағамдарды жоспарлау керек. Кейбір іс-шараларға бір немесе бірнеше түнде кешкі ас кіреді, әсіресе марапаттау рәсімі немесе арнайы кешкі презентация болса.
Мәзірге тапсырыс бергенде, диетадағы ерекше шектеулерді есепке алу үшін көптеген опциялардың болуын ұмытпаңыз. Егер сіз буфет таңдауларын ұсынсаңыз, глютен, қант, бидай, жаңғақтар немесе ет сияқты нәрселерді жей алмайтын (немесе таңдамайтын) адамдар үшін таңдау бар екеніне көз жеткізіңіз. Сондай-ақ вегетариандық өмір салтын ұстанатындар үшін қол жетімді опциялардың болуы ұсынылады. Егер сіз табаққа салынған тағамдарды ұсынатын болсаңыз, қатысушыларға олардың тамақтану тәсіліне сәйкес келетін тағамдарды таңдауға рұқсат беріңіз. Мұны істеудің бір жолы - тіркеу формасына қатысушылар диеталық шектеулерді көрсете алатын немесе арнайы тапсырыс бере алатын бөлімді қосу.
Бастау рәсімі
Конференцияның бірінші түнінде қатысушыларды іс-шараға тартуға және қолдаушыларды (сатушылар мен демеушілерді) насихаттауға бағытталған қабылдауды ұйымдастыруды қарастырыңыз. Идея - адамдар қатысуды асыға күтетін және оларға басқа қатысушылармен құрылымдық түрде араласуға мүмкіндік беретін көңілді іс-шараны өткізу.
Бұл қабылдаулар көбінесе көрме алаңында өткізіліп, қатысушыларға азық-түлік пен сусындар ұсынылатын жайлы жағдайда көрмеге қатысушылардың алғашқы көрінісін береді. Бұл көрме стендтері болуы үшін ақы төлейтін сатушылар мен демеушілер үшін қосымша құнды пайда жасайды, себебі бұл қабылдауларға әдетте конференцияға қатысушылар жақсы қатысады.
Жарнамалық сыйақыға айырбас ретінде іс-шараның осы түрінің құнын есептейтін демеуші таба аласыз. Егер сіз қабылдауда алкоголь ұсынатын болсаңыз, әр қатысушыға бірнеше сусындарды ақысыз ала алуы үшін белгілі бір мөлшерде сусын билеттерін беруді қарастырыңыз. Бұл шығындарды бақылауға және басқа да ықтимал жауапкершілік мәселелерін азайтуға көмектеседі. Тамақ немесе сусынның басқа түрлері үшін ақы алынбауы керек.
Әлеуметтік байланыс
Қатысушылар бір-бірімен байланысып, еркін араласуы үшін қосымша бейресми әдістерді біріктірген дұрыс. Мысалы, адамдарға қызықты түрде қосылуға мүмкіндік беретін Tweetup қосуға болады, сонымен қатар оқиғаның әлеуметтік медиа қатысуын жақсартады. Қатысушылар өз тәжірибелерімен желіде бөлісуі үшін оқиғаға ресми хэштег таңдаңыз.
Сонымен қатар қатысушыларға белгілі бір мейрамханалардағы тамақтану сияқты өз бетінше төлейтін топтық іс-шараларға қатысуға жазылу мүмкіндігін беру жақсы идея., немесе жергілікті көрікті жерлерді көру үшін. Бұл әсіресе өздері білетін басқа адамдармен бірге келмейтін адамдар үшін тиімді, өйткені бұл оларға басқа қатысушылармен танысуға және өздігінен шықпай-ақ жергілікті аймақпен айналысуға мүмкіндік береді.
Ойын-сауық
Ойын-сауық үлкен конференциялар, әсіресе бірнеше күнге созылатын конференциялар үшін тамаша қосымша мүмкіндік болуы мүмкін. Кейбір көп күндік конференцияларға концерттер, комедиялық қойылымдар немесе қатысушылар қатыса алатын кештер сияқты сағаттан кейінгі іс-шаралар кіреді. Қатысушыларды қабылдау жалпы іс-шараны тіркеу жарнасына қосылуы керек, бірақ сіз оларға ойын-сауыққа бағытталған бөлік(тер) үшін қосымша билеттерді сатып алуға рұқсат беруіңіз мүмкін. Осылайша, достарын немесе отбасы мүшелерін ертіп келген іскер саяхатшылар осы іс-шараларға өздерінің серіктерін қоса алады.
Жаттығу топтары
Конференцияда қала сыртында болғанда, жаттығу тәртібін сақтау қиын болуы мүмкін. Бұл іс-шараны ұйымдастырушылар ұйымдасқан топ жаттығуларының кестесін жариялағанда пайдалы болуы мүмкін. Мысалы, сіз жергілікті аймақты жақсы білетін комитет мүшесіне күнделікті серуендеу немесе жүгіру ұйымдастыруға немесе қатысуға ниет білдіргендерге топтық фитнес сабақтарын ұсыну үшін ойын орнында аумақты бөлуге болады.
Қатысушыларға арналған сыйлықтар
Адамдар бірдеңе ұтқанды жақсы көреді, сондықтан іс-шара кезінде қатысушыларға тіркелу және жүлделерді ұтып алу жолдарын ұсыну тамаша болуы мүмкін. Демеуші ұйым ұсынған есік сыйлықтарын, сондай-ақ сатушылар қосқан заттарды қоса аласыз. Мысалы, кейбір топтар көрме қатысушылары берген кішігірім жүлделермен қатар ақшалай бас жүлдені (ұйым немесе демеуші қаржыландырады) ұсына алады.
Көптеген топтар қатысушыларға әр демеушінің аты жазылған бинго карталарын немесе тіркеліп, төлейтін бірнеше сатушыны ұсыну арқылы есік жүлделерін беру процесін басқарады. Қатысушылар бірегей мөрлерді немесе қолтаңбаларды алу үшін көрсетілген стендтерге баруы керек, содан кейін толтырылған карталар сызбаға енгізіледі. Карталар алдын ала белгіленген уақытта (әдетте күннің соңында) тартылады, жүлделер қатысқан қатысушыларға беріледі.
Кейбір іс-шараларда есік жүлдесі бар сатушылар оларды қатысушылардан визиткаларды жинау немесе олардың төсбелгілерінен штрих-кодтарды сканерлеу арқылы марапаттайды.
Көрменің есігінің жүлделері
Кейбір топтар конференцияға қаржылық қолдау көрсететін жеке тұлғалар мен компанияларды одан әрі тарту тәсілі ретінде көрме қатысушыларына есік сыйлықтарын ұсынады. Бір нұсқа - келесі жылдың оқиғасына тегін стенд орнын алу үшін бір немесе екі экспоненттің атын салу. Сондай-ақ, олар алуды ұнататын қызықты сыйлықтарды беру үшін сатушы өкілдерінің атын салуды қарастырғыңыз келуі мүмкін. Олар мұны бағалайды және бұл олардың жұмыс берушілерін келесі жылы қатысуға шақыруға көмектесуі мүмкін!
Бағалар
Осы жылғы қатысушылардан, сонымен қатар сатушылар мен демеушілерден пікір алу маңызды. Қатысқандардың барлығына бағалау парағын толтыру жолын қамтамасыз етіңіз. Бірнеше күн ішінде сауалнама жіберу арқылы іс-шараға немесе кейінгі бақылауға қағаз бағаларын тарата аласыз. Сіз қалай кері байланыс сұрасаңыз да, оны орындау маңызды! Сіз тыңдау да маңызды! Нәтижелерді жариялаңыз және келесі жылғы іс-шараны жоспарлауды бастағанда ескеретін пікіріңізді қабылдаңыз.
Конференция керемет өтсін
Бұл конференцияға қосуға болатын барлық мүмкін әрекет түрлерінің толық тізімі болмаса да, бұл тамаша бастау нүктесі. Осы идеяларды қарап шығыңыз және келесі іс-шараны жоспарлауға қатысқан басқаларды да солай етуге шақырыңыз. Кейбір әрекеттерді таңдау және оқиғаңызды мақсатты аудиторияға тартымды етуге көмектесетін басқа идеяларды бастау үшін бастапқы нүкте ретінде үйренгеніңізді пайдаланыңыз. Онда көптеген конференциялар бар, сондықтан сіздікі кәсіби дамудың құнды мүмкіндіктері мен ресурстарын, сондай-ақ көңіл көтеруді қамтамасыз ететініне көз жеткізу үшін қадамдар жасау маңызды.
