Ішкі кіріс қызметі (IRS) W-9 пішіні "Салық төлеушінің сәйкестендіру нөмірі мен сертификатын сұрау" деп аталады. Бұл IRS құжаты жеке тұлғалар немесе бизнес болуы мүмкін кейбір салық төлеушілерден негізгі салық ақпаратын жинауға арналған.
W-9 пішінінің мақсаты
Біріншіден, W-9 компанияға бизнес жүргізетін салық төлеушілер туралы негізгі ақпаратты береді. Ол IRS-ке көрсетілген қызметтер үшін салық төлеушіге төленген соманы хабарлауға мүмкіндік береді. Америка Құрама Штаттарының азаматтары және резидент шетелдік жеке тұлғалар, корпорациялар, трасттар және табыстарынан ұсталатын салықтары жоқ бизнес субъектілерінің басқа түрлері W-9 толтыруы керек, ал резидент емес шетелдік немесе шетелдік жеке тұлғалар оның орнына W-8 нысанын толтырады.
Егер салық төлеуші W-9 толтырмаса және қайтармаса немесе дұрыс емес немесе толық емес салық төлеушінің сәйкестендіру нөмірін (СТН) ұсынбаса, салық төлеушіге төленген кез келген қаражат резервтік ұстауға жатады. Бұл жағдайда компания салық төлеушіге тиесілі кірістің 28% ұстап қалады және ұсталған бөлігін IRS-ке жібереді. Бұл салық төлеуші дұрыс анықталмаса да, тиісті салықтардың төленуін қамтамасыз ететін федералды агенттік тәсілі.
W-9 қашан қажет?
Бизнес IRS-ке ақпарат қайтаруды тапсыруы қажет кез келген жеке тұлғадан немесе компаниядан W-9 алуы керек. Мысалы, компанияның жаңа веб-сайтын жобалау үшін тәуелсіз мердігерді жалдаған бизнес веб-дизайнерге қанша төлегені туралы есеп беру үшін IRS-ке 1099-MISC пішінін беруі қажет болуы мүмкін.
Толық 1099-MISC толтыру үшін бизнеске мердігердің сәйкестендіру ақпараты қажет - аты-жөні, СТН, мекенжайы және т.б. Бұл ақпаратты алу үшін компания мердігерден W-9 пішінін жинауы керек. Сол сияқты, IRS талап еткендей бизнес шығындары туралы есеп беру үшін қажетті ақпаратқа ие болу үшін компаниялар корпоративтік жеткізушілерден W-9 пішіндерін жиі сұрайды.
W-9 жазбаларын сақтау
Салық құжаттарының көпшілігі сияқты, кәсіпорындар барлық W-9 нысандарының көшірмелерін соңғы тиісті салық декларациясы тапсырылғаннан кейін (немесе кейінірек болса, декларацияның мерзімі аяқталғаннан кейін) кемінде үш жыл бойы сақтауы керек. Жоғарыда келтірілген мысалда, егер бизнес 2017 жылы веб-дизайнермен келісім-шарт жасаса және ол жұмысын жыл соңына дейін аяқтаса, бизнес W-9 пішінін кем дегенде 2021 жылдың 16 сәуіріне дейін сақтауы керек (бизнес 2017 жылы берілген болса). 2018 жылғы 15 сәуірдегі салық декларациясы).
W-9 пішінін қалай толтыруға болады
Нақты W-9 өте қысқа және салыстырмалы түрде қарапайым. Ол үш негізгі бөліктен тұрады: жеке ақпарат, СТН және сертификат.
Жеке тұлғаларға арналған жеке ақпарат бөлімі
1-жолда жеке салық төлеушілер салық декларациясында көрсетілген аты-жөнін көрсетуі керек. Техникалық тұрғыдан кәсіпкерлік субъектісі болса да, жеке кәсіпкерлер осы бөлімге өздерінің заңды атауын қоюы керек.
Жалғыз кәсіпкерлер "Кәсіпорын атауы немесе ескерілмеген ұйым атауы" деп аталатын екінші жолда өз атын қайталайды. Мұнда олар өздерінің толық аты-жөнін және «бизнесті жасау сияқты» дегенді білдіретін DBA әріптерін, егер бар болса, бизнестің жалған атауын орналастырады. Мысалы, егер Джон Смит Speedy Plumbing компаниясының жеке меншік иесі болса, ол бірінші жолды Джон Смит, ал екінші жолды Джон Смит DBA Speedy Plumbing деп толтырады.
Содан кейін салық төлеуші аты-жөні жолының астында орналасқан "Жеке тұлға/Жалғыз кәсіпкер" ұяшығын тексереді. Салық төлеуші сонымен қатар 5 және 6-жолдарда өзінің пошталық мекен-жайын көрсетуі керек. Клиент туралы мәліметтер осы аймақтағы пішіннің оң жағында болуы мүмкін, бірақ талап етілмейді.
Бизнеске арналған жеке ақпарат бөлімі
Кәсіпорындар немесе басқа ұйымдар өздерінің заңды атауын (дәл олардың салық декларациясында көрсетілгендей) 1-жолға қоюы керек. Бизнестің де сауда атауы немесе DBA болса, ол 2-жолда көрсетіледі.
Содан кейін салық төлеуші кәсіпкерлік субъектісінің құқықтық құрылымы бойынша қалай жіктелгенін көрсететін ұяшықты белгілейді. Кәсіпорынның C корпорациясы, S корпорациясы, Серіктестік, Жауапкершілігі шектеулі серіктестік (ЖШҚ) және т.б. екенін көрсетуіңіз керек.
Егер бизнес бір мүшелі ЖШҚ болса, «ЖШС» емес, «Жеке тұлға/Жалғыз кәсіпкер» ұяшығын белгілеңіз. Салық салудың баламалы түрін таңдаған ЖШҚ (мысалы, S корпорациясы ретінде салық салуды таңдаған ЖШҚ) үлгіде көрсетілгендей, салық жіктеу кодын ЖШҚ құсбелгісінің жанындағы бос орынға енгізеді.
Субъектінің негізгі пошталық мекенжайы 5 және 6-жолдарда көрсетілуі керек. Клиенттің мекенжайы пошта мекенжайы бөлімінің оң жағындағы бос орынға да қосылуы мүмкін, бірақ бұл міндетті емес.
Босатулар
Салық төлеушілердің көпшілігі 4-жолдағы бос орындарды бос қалдырады. 4-жолдағы бірінші бос орын салық төлеушінің резервтік ұстаудан босатылғанын көрсетеді. Жеке тұлғалар мен жеке кәсіпкерлер резервтік ұстаудан ешқашан босатылмайды, бірақ кейбір жағдайларда корпорациялар босатылады. Алушы кодтары мен жағдайлары W-9 үшінші бетінде берілген. егер сіз осы шарттардың біріне сәйкес болсаңыз, 4-жолдың бірінші бос орынына сәйкес код нөмірін қоясыз.
4-жолдың FATCA бөлімі егер сіз W-9 құжатын шетелдік қаржы мекемесіне ұсынсаңыз және сіз Шетелдік шотқа салықты сақтау актісінен (FATCA) есеп беруден босатылған болсаңыз ғана қолданылады. Мұндай жағдайда талаптарға сай келетініңізді білу үшін W-9 пішінінің үшінші бетіндегі кодтар мен себептер тізімін қарап шығыңыз және 4-жолдағы FATCA кеңістігіне сәйкес код әріпін қойыңыз. Күмәндансаңыз, пішінді сұрайтын қаржы институтынан осы орынды толтыру керек пе, жоқ па сұраңыз.
Тіркелгі нөмірі туралы ақпарат
Жеке ақпарат бөліміндегі соңғы жол «шот нөмірлеріне» қатысты. Мұнда салық төлеуші салықтарды немесе болжанған салық міндеттемесі бойынша алдын ала төлемдерді қайтару үшін IRS-те бар кез келген шоттарын тізімдейді. Бұл ақпарат міндетті емес және әдетте бос қалдырылуы керек.
Салық төлеушінің сәйкестендіру нөмірі (СТН)
СТТН бөлімі салық төлеушінің жеке тұлға, дара кәсіпкер немесе кәсіпкерлік субъектісі екендігіне қарамастан толтырылуы тиіс.
- Тұлғалар әлеуметтік сақтандыру нөмірін бланктің оң жағында, берілген бос орындарға қояды.
- Жалғыз кәсіпкерлер мен бір мүшелі ЖШҚ әлеуметтік қамсыздандыру нөмірін немесе жұмыс берушінің сәйкестендіру нөмірін (EIN) пайдалана алады, бірақ IRS әлеуметтік қамсыздандыру нөмірлерін таңдайды.
- Субъект үшін нақты жеке тұлға жауапты болса да, кәсіпкерлік субъектілерінің басқа түрлері берілген бос орындарға өздерінің ЖСН-ін орналастырады.
Сертификаттау бөлімі
Бұл бөлімде салық төлеуші нысанға қол қойып, ондағы мәліметтердің растығын растайды. Салық төлеушіні ұсынбау немесе көрінеу жалған ақпарат беру айыппұлдарға әкеп соғады.
W-9 сәйкестігі
Тәуелсіз мердігер немесе клиентке қызмет көрсететін бизнес болсаңыз да, қызмет көрсету үшін жеке тұлғаларды немесе бизнесті жалдайтын компания болсаңыз да, W-9 пішіндері салықты сақтау үшін өте маңызды. Ерекше жағдайларыңыз болса немесе осы үлгіні толтыру немесе сұрау қажет пе екенін білмесеңіз, білікті салық маманынан кәсіби кеңес сұраңыз.
