Ұйымыңыз үшін іс-шараны жоспарлау стрессті және өте көп уақытты қажет етеді. Жақсы ұйымдастыру стрессті жеңілдетуге және уақытты үнемдеуге көмектеседі. Жоспарлау кезінде ескеретін маңызды аспектілердің бірі - шақыру. Шақыру адамдарға алдағы іс-шара туралы хабарлайды және қатысуды сұрайды. Олар көбінесе оқиға туралы бірінші рет естіп жатыр, сондықтан шақырудағы барлық мәліметтерді қамту маңызды.
Шақырудың негізгі элементтері
Шақыруға қосылатын негізгі элементтер:
- Іс-шараны өткізетін ұйым
- Күн
- Уақыт
- Өтетін орны
- Жауап беру байланыс ақпараты
- Оқиғаға қатысу бағасы
Шақыруды дер кезінде жіберу де маңызды. Бұл оқиғадан кем дегенде алты-сегіз апта бұрын дегенді білдіреді. Бұл қонақтарға жауап беруге және сәйкесінше жоспарлауға уақыт береді.
Қаражат жинауға шақыру жазу
Дұрыс сөзді таңдау қаражат жинауға арналған үнді белгілей алады және қонақтарды шараның формальдылығы және олардан не күтетіні туралы хабардар етеді.
Шақыру жөніндегі нұсқаулық
Шақыруды жазғанда ескеру қажет кейбір нұсқаулар:
- Оқиғаның кімге пайда әкелетінін нақты көрсетіңіз.
- Оқиғаға қатысты мәліметтерді қосыңыз, мысалы, кешкі ас ұсыныла ма немесе касса бар ма.
- Оқиғаның формальдылығын міндетті түрде атап өтіңіз. Егер іс-шара ресми оқиға болса, қонақтар дресс-кодты білуі үшін оның қара галстук екенін ескертіңіз.
- Қонақтарда сұрақтар болса, әрқашан байланыс ақпаратын беріңіз.
- Егер іс-шара бейтаныс жерде болса, шақырудағы нұсқауларды енгізіңіз.
Басқа ойлар
Шақыру жазғанда ескеретін басқа да нәрселер:
- Тақырып:Тақырыпты таңдап, оны шақыруға қосыңыз. Мысалы, егер іс-шара гольф ойыны болса, шақыру үшін гольф тақырыбын пайдаланыңыз.
- Жауап: Әрқашан қонақтарға қайтару үшін жауап картасын қосыңыз. Картада қажет болса, кез келген төлем түрімен бірге қонақтың аты-жөнін жазатын орын болуы керек.
- Бірегей болыңыз: Егер сіздің іс-шараңызда ерекше нәрсе болса, қонақтарды тарту үшін оны шақыруда көрсетіңіз. Мысалы, дыбыссыз немесе тікелей аукционды немесе арнайы ойын-сауық болса айта алады.
Шақыру үлгісі
Қаражат жинауға шақыруды сөзбен жеткізудің шексіз жолдары бар. Сіз өзіңіздің шақыруыңызды жазу үшін нұсқаулық ретінде келесі үлгілерді пайдалана аласыз:
Үлгі 1
Жылдық қалпақ түскі ас
Түстен кейінгі түскі асқа бізге қосылыңыз
Орналасқан жерінде
Күні мен уақыты бойынша
Түскі ас 13:00-де беріледі. тегін шараппен
Үздік қалпақ үшін жүлделер беріледі
Валет тұрағы
50$ қайырымдылық ұйымға пайда әкеледі
Үлгі 2
Оқиғаға шақырылдыңыз
Күн
Орналасқан жер
18:00 Коктейльдер мен дәмдеуіштер
Касса бар
19:30. кешкі ас
Үнсіз және тікелей аукцион
Қара галстук бағаланды
Пайдалы ABC
Қонақтарды іс-шараға қатысуға баулу
Есіңізде болсын, шақыру көбінесе қонақтарға сіздің іс-шараңыз туралы ескертетін бірінші нәрсе. Шақыруды мұқият таңдауға уақыт бөліңіз және оны қонақтарды не күтетіні туралы нақты мәлімет беретін нақты түрде айтыңыз. Қаражат жинауға шақыруларды жасаған кезде әрқашан оқиғаңызға орнатқыңыз келетін үнді есте сақтаңыз және оны сөзіңізде көрсетіңіз. Қонақтарды қаражат жинау іс-шарасына қатысуға және сіздің ісіңізді қолдауға тарту үшін креативті болыңыз.
