Егер сіздің ұйымыңыз кез келген түрдегі қаржыландыруды алса, алғыс хатпен кейін міндетті түрде жазылу керек. Алғыс хатын жіберу арқылы донорлармен қарым-қатынасты нығайту болашақ қаржыландыруды қамтамасыз етуге көмектесіп қана қоймай, донорға олардың қолдауын бағалайтыныңызды білуге мүмкіндік береді. Хаттар сыйлықтың жазбасы ретінде де қызмет етеді және оны көбінесе салық салу мақсатында пайдалануға болады.
Басып шығарылатын қайырымдылық алғыс хаттар
Көптеген ұйымдар жыл бойы жасаған әртүрлі күш-жігері үшін қайырымдылық алады. Тіркелген басылып шығарылатын қайырымдылық хаттары үшін алғыс хаттарды жұмыс үстеліне сақтауға немесе басып шығаруға және қажетінше пайдалануға болады. Олар сіздің ұйымыңыздың алғыс хаттарын дайындаған кезде пайдалы нұсқаулық ретінде қызмет ете алады және сіздің миссияңызды қолдағандарға алғыс айту кезінде пайдалы болады. Егер сізге әріптерді жүктеп алуға көмек керек болса, осы пайдалы кеңестерді қараңыз.
Донордың донорлығы алғыс хаты
Қайырымдылықтың ең қарапайым және ең көп қолданылатын түрлерінің бірі - қаржылық қайырымдылық үшін алғыс хат. Қаржылық қайырымдылық хатыңыз үшін қоса берілген алғыс хатты қайырымдылық көмек алған бойда жіберуге болады. Бұл негізінен донорға қосқан үлесі үшін алғысын білдіреді және болашақ қосылу мүмкіндіктері үшін есікті ашық қалдырады. Оны салық салу мақсатында да пайдалануға болады және сіздің үлесіңіз үшін рекорд ретінде қызмет етеді.
Демеушілік Алғыс хат
Қайырымдылықтың тағы бір кең тараған түрі – демеушілік. Көптеген кәсіпорындар мен жеке адамдар арнайы іс-шараға демеушілік жасауды шешеді және бұл үшін қаржылай үлес қосады. Демеушілік хатыңыз үшін қосымша алғыс хатты ұйымыңыздың іс-шарасына демеушілік жасағандарға жіберуге болады. Хаттың бұл түрі қайырымдылықтың сомасын, сондай-ақ демеушілік көрсетілетін іс-шараға билеттер немесе тану сияқты демеушілік орнына берілетін жеңілдіктерді егжей-тегжейлі көрсетеді.
Қатысушылардың алғыс хаты
Арнайы іс-шара өткізгеннен кейін ұйымдар шараға қатысқандарға алғыс хаттарын жібереді. Арнайы іс-шараға қатысқаныңыз үшін қосымша алғыс хатты қайырымдылық жәрдемақысына қатысқан және оған ақша салған кез келген адамға жіберуге болады. Хаттың бұл түрі оқиға күнін және қайырымдылықтың қай бөлігі салықтан шегерілетінін қамтуы керек. Ол сондай-ақ кез келген болашақ оқиғаларды атап өтуі мүмкін және салық салу мақсатында пайдаланылуы мүмкін.
Іскерлік үлес Алғыс хат
Сіздің ісіңізге қайырымдылық жасап жатқан кез келген бизнеске алғыс айтуды ұмытпаңыз. Қосылған корпоративтік алғыс хатты ұйымыңызға үлес қосқан кәсіпорындарға жіберуге болады. Бұл ұйымыңыз үшін ризашылық білдірудің және бизнеске қайырымдылық туралы жазбаны ұсынудың тамаша тәсілі.
Негізгі алғыс хат анатомиясы
Түрлі қайырымдылық хат үлгілерін қараған кезде, барлық әріптер бірдей негізгі ақпаратты қамтуы керек екенін есте сақтаңыз. Есте сақтау керек кейбір мәселелер:
- Жұмысыңызбен жеке байланыс орнатыңыз.
- Донорға қаражатының қалай жұмсалып жатқанын көрсетіңіз.
- Миссияңыздың көрінісін жасаңыз.
- Қайда бара жатқаныңызға көз салыңыз.
Егер алғыс хатыңызды түбіртекпен біріктіруді жоспарласаңыз, қайырымдылық түбіртегінде болуы керек барлық ақпаратты қосқаныңызға көз жеткізіңіз.
Шығармашылық қайырымдылық алғыс хаттар жазуға арналған кеңестер
Қайырымдылық үшін алғыс хаттар ұйымыңыздың мақсатына және хатты алушыларға байланысты ресми және іскерлік немесе көңілді және шығармашылық болуы мүмкін. Мысалы, егер сіз онкологиялық ауруларды зерттеуге арналған қаражат жинау үшін корпоративтік демеушілерге алғыс білдірсеңіз, ресми түрде өтуді қалайсыз. Дегенмен, егер сіз жастардың спорттық бағдарламасы үшін корпоративтік демеушілерге алғысыңызды жіберіп жатсаңыз, оларды сәл қызықтырақ ете аласыз. Брендіңізді және аудиторияңызды біліңіз, содан кейін қандай шығармашылық түрі сәйкес келетінін шешіңіз.
Көңілді тақырыпты пайдаланыңыз
Көңілді корпоративтік тақырыпты пайдалану қайырымдылық хатыңызды ерекшелеуге көмектеседі, себебі ол ұйымшыл, бірегей оқиғаңызға немесе ұйымыңызға байланысты болады және көптеген стандартты хаттарды алатындар үшін есте қаларлық болады. Ұйымыңызға немесе оқиғаға сәйкес келетін тақырыпты таңдаңыз, мысалы, жануарларға арналған пана үшін табан ізі. Үйлестірілген және есте қаларлық көрініс үшін тақырыпты дизайнға, пішімге, қаріпке, мәтінге, конверттерге және мөрлерге (мүмкін болса) қосыңыз.
Негізгі ақ қағаздан асып кетіңіз
Стандартты көшірме қағазын өткізіп жіберіп, қайырымдылық хатыңызға қызықты қағаз дизайны опцияларымен ерекше көрініс беріңіз.
- Сізден екенін оңай анықтау үшін логотипіңіздегі қағазбен бірдей түсті қағазды пайдаланыңыз.
- Ресми түрде көрнекі тартымды болу үшін хаттың фонына су таңбасының логотипін қосыңыз.
- Үнсіз алғыс білдіру үшін бас бармақ, қол соғу және меңзеу сияқты саусақ эмодзилері сияқты хаттың айналасында салқын жиек жасаңыз.
- Әріптік қағазға қарама-қайшы түсті конверттерді таңдаңыз.
Жеткізу арқылы креативті болыңыз
Жеткізу хабарламасы болса, хатыңыз тамаша болуы міндетті емес. Жеткізудің сирек әдістерін таңдау арқылы хатты алуды есте қалдырыңыз.
- Әріптерді жеке таратпас бұрын оларды шығармашылық пішіндерге бүктеу үшін оригами сияқты қағазды бүктеу әдістерін пайдаланыңыз.
- Әр хатты ән телеграммасы ретінде жеткізіңіз.
- Жіберер алдында әріптерді жұқа сыйлық қораптарына немесе басқа көңілді ыдысқа салыңыз.
- Компания магнитін, тегін купонды немесе хатты ашқанда жоғалып кететін басқа шағын, қарапайым тегін сыйлықты қосыңыз, сонда олар сізді жыл бойы есте сақтай алады.
- Хатты шақыратын сыйлыққа ұқсату үшін оны таспамен бекітіңіз.
Әр әріпті жекелендіріңіз
Әрбір алушы үшін теңшелетін элементтерді қосу арқылы хаттарыңыз алғыс хаттан гөрі жеке болып көрінетініне көз жеткізіңіз.
- Әр әріпті түрлі түсті қаламмен қолмен қойыңыз.
- Алушының компанияңызбен немесе оқиғамен әрекеттесетін фотосуретін қосыңыз.
- Әр әріпті толық жазу үшін басқа қызметкерлермен бірге жұмыс жасаңыз.
Донорлармен оң қарым-қатынас орнатыңыз
Дұрыс алғыс хаттар арқылы сіз донорлармен жылдарға созылатын қарым-қатынасты дамыта аласыз. Хат алушылар сіздің алғысыңыздың қаншалықты шынайы екенін сыртқы түрі мен сөзіне қарап айта алады, сондықтан оларды шынымен ойластырылған ету үшін көп уақыт пен күш жұмсаңыз.
